Convier vos collaborateurs, vos clients ou vos partenaires à une réception est une manière de leur transmettre un message. Aussi, comme c’est votre image qui est en jeu, son organisation ne doit pas être prise à la légère, et ici le hasard n’a pas sa place. Car oui, pour que le grand rendez-vous se déroule à merveille, une bonne organisation s’impose, et tous les petits détails ont leur importance. Nos conseils pour vous aider à y voir un peu plus clair.

Quand organiser une réception ?

Organiser une réception, c’est aussi savoir choisir le bon moment. Préférez le mardi ou le jeudi pour être certain que tous vos invités répondent présents. Les débuts et les fins de semaine sont à proscrire. Par ailleurs, choisissez une date hors vacances scolaires et en dehors des fortes périodes de travail (aussi bien dans votre entreprise que dans votre secteur d’activités).

Les moments clés pour organiser une soirée

• Pour motiver votre équipe : un cocktail, un apéro ou une soirée thématique est toujours la bienvenue pour remotiver le groupe et récompenser les meilleurs. Comme le but est de s’amuser avant tout, l’animation sera le point le plus marquant.
• Lors d’un lancement de nouveau produit, d’un partenariat, d’une fusion, etc. : un dîner assis dans un endroit prestigieux vous permet de marquer le coup et les esprits.
• Lors d’une inauguration de nouveaux locaux : un cocktail ou un walking dinner, c’est l’idéal, car généralement tous les convives se connaissent.
• Lors d’un jubilé : une réception suivie d’une soirée dansante, classique, mais valeur sûre
• Etc.

En bref vous pouvez organiser une réception à l’issue de tous vos évènements professionnels : séminaire, conférence, réunion, gala…

Dans tous les cas, la réception débute toujours par un petit discours racontant l’historique de l’entreprise.

Comment organiser une réception ?

Une réception réussie est un moment convivial qui réunit le trio de choc : lieu magique, repas sensationnel et ambiance exceptionnelle. Pour ce faire, les éléments suivants doivent être pris en considération :

Établir un planning

Comme dans toute organisation d’évènement, le planning est de rigueur. Il vous permettra de savoir ce que vous devez faire, à quel moment et de vérifier que tout est parfait, au millimètre près.

Définir le budget

Tout dépend du budget, autant dire que c’est la base de la réception. En effet c’est en sachant exactement de combien vous disposez que vous serez à même de choisir le type de réception et tout le reste.

Définir le nombre d’invités

Le lieu  de la réception, la restauration… tous ces paramètres dépendent du nombre des invités. Vous conviendrez qu’une salle de réceptionpour 100 personnes produirait un effet de vide si vous n’avez que 20 invités. Au contraire si la salle est trop petite, chacun risque de se sentir à l’étroit, l’ambiance sera morose, votre évènement risque d’être totalement raté.

Par ailleurs, définissez qui seront vos convives. Uniquement vos collaborateurs ? Des clients, des fournisseurs ou des partenaires ?

Définir le type de réception

La restauration est à la réception ce que le moteur est à la voiture : incontournable. En effet que serait un évènement si tous les invités repartent le ventre vide. Cocktail dînatoire, déjeuner, dîner, assis, debout… de nombreuses formules sont proposées par les professionnels de la restauration. Pour une réception de plus de 50 invités, la formule debout ou walking dinner permet de rendre le repas plus convivial. Dans tous les cas, prévoyez suffisamment de mets et de boissons (non alcoolisées il va sans dire). Autre point important, pensez à faire une dégustation du menu avant de le valider afin de juger de sa qualité (fraîcheur, hygiène…). Il serait dommage que l’un de vos convies soit victime d’une intoxication alimentaire.

Choisir le lieu idéal

Cela dépend de vos invités, de l’image que vous voulez véhiculer pour votre évènement d’entreprise, et bien entendu de son accessibilité. Prenons un exemple vous organisez une soirée à l’issue d’un séminaire d’entreprise. Si la réception se déroule dans un autre lieu, pensez au trajet en tenant compte des embouteillages pour ne pas démotiver vos convives.

Si la réception est à l’honneur de vos collaborateurs ou si vous souhaitez simplement motiver votre équipe, organiser la réception dans vos locaux ou en plein air peut être une bonne idée. Dans ce cas, pensez au confort de vos invités : les chaises, les tables, les espaces de circulation, le vestiaire, les décorations, les parasols si l’évènement professionnel se déroule à l’extérieur…

En revanche s’il s’agit d’une réception de gala ou d’un dîner à l’issue d’une fusion avec un autre groupe par exemple, l’idéal est de réserver une salle dans un espace évènementiel (pourquoi pas un showroom) ou dans un hôtel de prestige au décor raffiné et élégant (en évitant le tape-à-l’œil bien sûr).

Choisir la bonne animation

Tout comme la restauration, l’animation a un rôle capital dans la réussite d’un évènement professionnel. Quel que soit le profil de vos invités, choisissez une musique douce. Cependant pour mettre du piquant, de nombreuses animations originales sont proposées par les professionnels de l’évènementiel : animation de magie, danse exotique ou acrobatique… Le but est de mettre tout le monde debout afin que d’aucuns oublient votre évènement d’entreprise de sitôt.

Informer vos invités à temps

Last but not least prévenez vos convives suffisamment tôt afin qu’ils aient le temps de planifier leur emploi du temps. Informez vos collaborateurs au moins deux semaines avant la date de l’évènement. Si vous avez des invités spéciaux, les règles de bienséance vous imposent de les informer 2 mois à l’avance, une relance 1 mois après et une autre relance une semaine avant la date de la réception. N’hésitez pas à utiliser tous les réseaux de communication : mail, réseaux sociaux, téléphone, courrier…

Confier l’organisation de sa réception à un professionnel, une bonne idée ?

La réponse est oui. Cela vous laisse le temps de penser à l’essentiel : vos invités. Le jour J vous pourrez vous consacrer entièrement à leur bien-être, tout en profitant de la soirée. De plus, vous bénéficierez d’une prestation à la hauteur de vos attentes, car aucun détail n’est négligé. Avec leur expérience et leur carnet d’adresses bien rempli, vous êtes sûr que votre réception sera une réussite du début jusqu’à la fin.

Après la réception, n’oubliez pas d’adresser un mot de remerciement à tous vos convives. Demandez également leurs impressions pour optimiser vos prochains évènements d’entreprise.